Ydelse · Data og analyse

Intelligent dokumentbehandling

Danske leverandører sender for det meste e-fakturaer via NemHandel, men PDF-fakturaer fra udenlandske leverandører, følgesedler, fragtbreve og kvitteringer tastes stadig ind i hånden mange steder. Her genkender løsningen dokumentet, henter felterne og lægger dem klar i økonomisystemet. Medarbejderen kontrollerer og godkender i stedet for at taste.

Send en forespørgsel Hvad er med

Volumen

fra ca. 100 bilag om måneden

Godkendelse

altid af et menneske

Bogføring

direkte i systemet

Træning

på jeres egne bilag

Det indeholder ydelsen

Automatisering betaler sig kun ved volumen. Ti bilag om måneden er billigere at taste selv end at automatisere.

Drøft omfanget

Indlæsning

PDF-filer fra en fælles bilagsmail, scannede papirer og billeder taget med mobilen, også skæve og utydelige.

Genkendelse af type

Løsningen skelner mellem faktura, kreditnota, følgeseddel, fragtbrev og kontrakt.

Udtræk af felter

Fakturanummer, dato, beløb, moms, valuta, CVR- eller VAT-nummer og linjer, tilpasset jeres leverandørers layout.

Afstemning

Findes leverandøren, stemmer beløbet med indkøbsordren, og er fakturaen allerede modtaget?

Godkendelsesbillede

Bilaget og de udtrukne felter vises side om side, så kontrollen tager sekunder.

Overførsel

Efter godkendelse oprettes bilaget i e-conomic, Business Central eller Uniconta.

Sådan forløber det

En pilot på én dokumenttype tager fire til seks uger inklusive tilpasning til jeres bilag.

Vi tæller bilagene

Hvor mange, hvilke typer, og hvor mange timer der i dag bruges på indtastning.

Vi samler eksempler

Rigtige bilag i hele deres variation, også de dårlige scanninger.

Vi tilpasser

Modellen trænes på jeres bilag i Azure AI Document Intelligence i en EU-region, og vi måler træfsikkerheden på et testsæt.

Vi sætter i drift

Løsningen kobles på bilagsstrømmen, bogholderiet introduceres via Teams, og vi følger den første måned tæt.

Hundrede procent træfsikkerhed findes ikke, og det skal man ikke regne med. Et realistisk niveau er 85 til 95 procent korrekte felter, resten retter et menneske. Gevinsten er stadig stor, men kontroltrinnet skal blive. Den dag man fjerner det, fordi løsningen virker klog, begynder fejlene at snige sig ind i regnskabet.

Spørgsmål og svar

Omkring hundrede bilag af samme type om måneden er et godt pejlemærke. Er der færre, bliver opsætning og vedligehold dyrere end indtastningen. Regn på timerne i bogholderiet, ikke på antallet af sider.

Skæve og lavopløste scanninger går som regel fint. Krøllet papir fotograferet i dårligt lys går dårligere. Kvaliteten af input påvirker direkte træfsikkerheden, og nogle gange er det lettere at bede leverandøren om at sende PDF i stedet.

Jo, det er altid første anbefaling. Danske leverandører kan sende OIOUBL via NemHandel, og mange økonomisystemer tager imod dem direkte. Dokumentbehandlingen er til dem, der ikke vil eller kan, typisk udenlandske leverandører og transportører.

Mere inden for området

Se hele området

Ydelse Stamdatastyring Ens kunde-, vare- og leverandørdata i alle systemer Ydelse Data warehouse Et samlet datagrundlag til Power BI-rapporter

Stop den manuelle indtastning

Fortæl os, hvilke bilag I modtager, og hvor mange om måneden. Vi vurderer, om automatisering betaler sig, eller om e-faktura er den bedre vej.

E-mail
office@apply.dk

Vi arbejder
I hele Danmark via fjernadgang

Jeg accepterer, at Apply behandler mine oplysninger efter privatlivspolitikken