Ydelse · Data og analyse

Stamdatastyring

Når salgsrapporten og bogholderiet viser to forskellige tal, er årsagen sjældent selve systemet. Oftere findes den samme kunde tre gange i e-conomic eller Business Central, et varenummer bruges både for stk. og kolli, og ingen ved, hvem der må rette i kortene. Vi rydder op og sørger for, at rodet ikke vender tilbage.

Send en forespørgsel Hvad er med

Dubletter

fundet og lagt sammen

Regler

for hvem der opretter hvad

Dataejer

på hver stamdatatype

Kontrol

ved indtastning

Det indeholder ydelsen

Værktøjet er det mindste problem. Det afgørende er, at hver liste har en navngiven ansvarlig, og at reglerne er skrevet ned, så nye medarbejdere kan følge dem.

Drøft omfanget

Gennemgang af stamdata

Vi trækker debitorer, kreditorer og varer ud og måler dubletter, tomme pligtfelter, forskellige stavemåder og uens enheder.

CVR som nøgle

Erhvervskunder og leverandører matches på CVR-nummer, og EAN-numre til offentlige kunder kontrolleres, så e-fakturaer via NemHandel ikke afvises.

Sammenlægning

Dubletter lægges sammen, så fakturaer, ordrer og posteringer stadig peger på det rigtige kort bagefter.

Oprettelsesregler

Hvordan et navn skrives, hvilke felter der skal udfyldes, og hvem der overhovedet har ret til at oprette et nyt kort.

Oprydning efter GDPR

Inaktive privatkunder med persondata ud over jeres slettefrist markeres, så I kan slette eller anonymisere dem efter jeres egen politik.

Månedlig datarapport

En kort oversigt over nye dubletter, tomme felter og kort uden aktivitet, så kvaliteten kan følges over tid.

Sådan forløber det

Selve analysen tager en til to uger. Oprydningen afhænger af mængden og deles typisk op over et par måneder, så den daglige drift ikke forstyrres.

Vi måler omfanget

Via sikker fjernadgang eller et dataudtræk tæller vi dubletter og fejlagtige kort og viser, hvor de koster mest i rapporteringen.

Vi skriver reglerne

Reglerne formuleres sammen med de medarbejdere, der faktisk opretter kort, ikke kun med ledelsen.

Vi rydder op

Aktive kunder og varer først, arkivet til sidst. Hver sammenlægning godkendes af dataejeren.

Vi holder det rent

Valideringer ved oprettelse og den månedlige rapport sikrer, at niveauet holder.

Oprydning uden regler er spildt arbejde. Efter et halvt år er dubletterne tilbage, fordi en sælger ikke kunne finde det eksisterende kort og oprettede et nyt. Derfor kommer reglerne og kontrollen ved indtastning først, og selve sammenlægningen bagefter.

Spørgsmål og svar

Fordi det er hurtigere at oprette en ny kunde end at lede efter den gamle. Et ekstra »ApS«, en bindestreg eller en gammel adresse er nok til, at søgningen ikke finder kortet. Løsningen er bedre søgning, CVR-opslag og en regel om, at man skal søge, før man opretter.

Systemet kan finde mistænkelige par, og det sparer mange timer. Men selve sammenlægningen bør et menneske godkende. To firmaer med næsten samme navn er ikke altid det samme firma, og en forkert sammenlægning blander bilag, som er svære at skille ad igen.

Sjældent for en virksomhed med under 250 ansatte. De fleste kan nå langt med regler, valideringer i e-conomic eller Business Central og en fast rapport. Et selvstændigt stamdatasystem giver først mening, når mange systemer skal dele de samme kort i realtid.

Mere inden for området

Se hele området

Ydelse Data warehouse Et samlet datagrundlag til Power BI-rapporter Ydelse Intelligent dokumentbehandling PDF-fakturaer og følgesedler læses ind automatisk

Få styr på jeres stamdata

Fortæl os, hvilke rapporter der ikke stemmer, og hvilke lister der virker rodede. Vi starter med at måle, hvor stort problemet reelt er.

E-mail
office@apply.dk

Vi arbejder
I hele Danmark via fjernadgang

Jeg accepterer, at Apply behandler mine oplysninger efter privatlivspolitikken