Microsoft 365 backup: hvorfor Microsoft ikke tager backup for jer

Delt ansvar: hvad Microsoft faktisk lover

Mange virksomheder går ud fra, at data i Microsoft 365 er sikret, fordi de ligger i Microsofts datacentre. Det er delvist rigtigt. Microsoft sørger for, at tjenesten kører, at data replikeres mellem flere datacentre, og at en defekt disk eller et strømsvigt ikke koster jer en eneste mail. Det er beskyttelse af platformen.

Det, Microsoft ikke påtager sig, er at kunne føre jeres data tilbage til et bestemt tidspunkt, hvis I selv eller en angriber sletter eller ødelægger dem. Microsoft beskriver det selv som en model for delt ansvar: Microsoft har ansvaret for infrastrukturen, I har ansvaret for jeres data, jeres konti og hvem der har adgang. Sletter en medarbejder en mappe, replikerer Microsoft sletningen lige så trofast, som den ville replikere en ny fil.

Papirkurve og opbevaring er ikke backup

Microsoft 365 har indbyggede sikkerhedsnet, og de er gode til at fange små uheld. De har bare grænser, som det er værd at kende:

Opbevaringspolitikker bliver ofte fremhævet som et alternativ til backup. De sikrer, at data ikke kan slettes endeligt, men det er besværligt at hente store mængder tilbage i den oprindelige struktur, og de beskytter ikke mod, at en angriber med administratorrettigheder ændrer politikkerne.

Fem situationer, hvor I mangler en Microsoft 365 backup

Det er sjældent et nedbrud hos Microsoft, der koster data. Det er hverdagen i jeres egen virksomhed:

1. Menneskelige fejl. En medarbejder sletter en delt mappe i SharePoint, og det opdages først, da en kunde efterspørger et dokument fire måneder senere.
2. Ransomware på en pc. Krypterede filer synkroniseres til OneDrive og SharePoint og overskriver de gode versioner. Gendannelsen er mulig inden for 30 dage, men kun hvis I opdager det i tide og ved præcis, hvad der er ramt.
3. Fratrådte medarbejdere. Licensen fjernes for at spare penge, kontoen slettes, og efter 30 dage er postkassen med tre års kundekorrespondance væk.
4. Kompromitteret administratorkonto. En angriber med globale rettigheder kan slette data, tømme papirkurve og ændre opbevaringsregler.
5. Fejl i integrationer. Et tredjepartsprogram med adgang til SharePoint eller Exchange kan ved en fejl overskrive eller slette store mængder data på få minutter.

Hvad en god backup af Microsoft 365 skal dække

En løsning, der kun tager kopi af mails, er ikke nok i dag, hvor en stor del af arbejdet foregår i Teams og SharePoint. Tjek, at backuppen omfatter:

• Exchange Online: Postkasser, kalendere, kontakter og delte postkasser.
• OneDrive: Alle brugeres filer, også for fratrådte medarbejdere.
• SharePoint: Teamwebsteder, dokumentbiblioteker og tilladelser.
• Teams: Filer i kanaler, som ligger i SharePoint, og så vidt muligt chatbeskeder, som gemmes i Exchange.

Derudover skal I se på, hvor ofte der tages kopi, hvor længe kopierne gemmes, og hvor de ligger. Til en virksomhed, der arbejder med persondata, er det vigtigt, at backuppen opbevares i EU, og at leverandøren har en databehandleraftale med jer. Kopierne bør ligge adskilt fra jeres Microsoft 365-tenant, så en kompromitteret administratorkonto ikke kan slette både data og backup.

Microsofts egen backup-tjeneste

Microsoft tilbyder i dag en separat, betalt tjeneste ved navn Microsoft 365 Backup. Den er ikke inkluderet i de almindelige Business- eller Enterprise-abonnementer, og den faktureres efter forbrug. Tjenesten kan være et fornuftigt valg for nogle, men kopierne ligger stadig inden for Microsofts egen platform. Mange vælger derfor en løsning fra en tredjepart, hvor backuppen ligger i et andet miljø, ofte med længere opbevaring og mere fleksibel gendannelse af enkelte elementer.

Der er ikke én rigtig løsning. Det vigtige er, at valget er bevidst, og at nogen har ansvaret for at overvåge, at backuppen faktisk kører.

Eksempel: arkitektfirmaet og den slettede projektmappe

Et arkitektfirma i Odense med 22 ansatte har hele deres tegningsarkiv i SharePoint. En fredag eftermiddag rydder en praktikant op i en synkroniseret mappe på sin bærbare og sletter ved en fejl hele projektmappen for et igangværende byggeri. Sletningen synkroniseres straks.

Hvis det opdages mandag, kan det meste hentes fra papirkurven. Opdages det først efter tre måneder, er papirkurven tømt. Med en separat backup kan mappen gendannes til tilstanden dagen før sletningen, inklusive tilladelser og versionshistorik, samme dag. Det er forskellen på en irriterende hændelse og en kritisk forsinkelse af et byggeprojekt.

Test gendannelsen, ikke kun backuppen

En backup er først noget værd, når I har set den virke. Læg en fast rutine ind i årshjulet:

1. Gendan en tilfældig mail fra en postkasse hvert kvartal.
2. Gendan en hel mappe fra SharePoint til en testplacering to gange om året.
3. Tjek, at fratrådte medarbejderes data stadig findes i backuppen efter den aftalte periode.
4. Notér tiden, det tog, og om noget manglede.

Rapporten fra testen er samtidig god dokumentation, hvis en kunde, en revisor eller NIS2-krav spørger ind til jeres beredskab.

Kom i gang

Start med at kortlægge, hvilke data i Microsoft 365 der er forretningskritiske, og hvor længe I har brug for at kunne gå tilbage. Derefter kan I vælge en løsning. Vores cloud-backup tager kopi af Exchange, OneDrive, SharePoint og Teams til et separat miljø, og vi tester gendannelsen løbende. Vil I se backup i en større sammenhæng med resten af driften, så læs om vores tilgang til beskyttelse mod nedetid eller se hele området for backup og gendannelse.