Cloud eller egen server: hvad passer til en virksomhed med 20 ansatte?

Hvad kører egentlig på jeres server i dag?

Før I sammenligner priser, skal I vide, hvad serveren faktisk laver. I mange mindre virksomheder er den lokale server vokset over ti år og har fået flere roller, end nogen husker. Typisk finder vi en blanding af disse opgaver:

• fildrev med afdelingsmapper og rettigheder
• brugerkonti i Active Directory og login til pc'erne
• et ældre økonomi-, lager- eller produktionssystem med lokal database
• printerkøer og scanning til mappe
• backup-software, der kopierer til en USB-disk
• licensserver til CAD eller andet fagprogram

Hver rolle har sin egen bedste placering. Fildrev og brugerkonti flytter næsten altid uden problemer til Microsoft 365, SharePoint og Entra ID. Et fagprogram med en lokal SQL-database er en anden sag: her afgør leverandørens krav, om det kan køre i skyen, på en virtuel server eller kun lokalt. Lav derfor en liste over rollerne, før nogen taler om hardware.

Cloud eller server: fire måder at placere jeres IT på

Når vi taler om cloud eller server, dækker det over mindst fire modeller. Forskellen ligger i, hvem der ejer maskinen, hvem der passer den, og hvor den står.

For de fleste virksomheder med 20 ansatte ender billedet som en kombination: filer og mail i Microsoft 365 og så en enkelt virtuel server til det ene system, der ikke findes som SaaS. Hvis I overvejer netop den løsning, kan I læse mere om virtuelle servere i datacenter.

Økonomien: sammenlign over fem år, ikke over ét år

Den klassiske fejl er at sammenligne prisen på en ny server med månedsprisen for cloud. En server er ikke kun en indkøbspris. Over en periode på fem år skal I regne med:

1. Hardware og serverlicenser, herunder Windows Server og klientadgangslicenser (CAL).
2. Backup-løsning og ekstern kopi af data.
3. UPS, køling og strøm til serverrummet.
4. Løbende opdateringer, overvågning og fejlretning.
5. Udskiftning af defekte diske eller strømforsyninger, som kræver en person fysisk på stedet.
6. Nedetid, når noget går i stykker uden for arbejdstid.

Cloudsiden har færre poster, men de løber hver måned og stiger med antallet af brugere. Et realistisk regnestykke lægger begge sider over fem år og tager højde for, at virksomheden måske er 30 ansatte om tre år. Priser på servere og cloudabonnementer varierer meget med leverandør og konfiguration, så brug konkrete tilbud frem for tommelfingerregler.

Hvornår giver en egen server stadig mening?

Der er gode grunde til at beholde noget lokalt, og de bør ikke overses i begejstringen for skyen:

• Maskiner på gulvet. CNC-maskiner, vægte og etiketprintere i produktion og lager taler ofte med en lokal server og skal kunne køre videre, selv om internettet er nede.
• Meget store filer. Arkitekter og videoproducenter, der arbejder med filer på flere gigabyte, mærker forskel på en lokal forbindelse og en internetforbindelse.
• Leverandørkrav. Nogle fagsystemer er kun certificeret til drift på en fysisk server med bestemte specifikationer.
• Dårlig forbindelse. Ligger kontoret et sted uden stabil fiberforbindelse, er ren cloud en risiko for den daglige drift.

Selv i de tilfælde kan administrationen godt foregå helt eksternt. Serveren står hos jer, men opdateringer, overvågning og backup styres via en sikker forbindelse.

Et realistisk eksempel: tømrerfirma med 20 medarbejdere

Forestil jer et tømrerfirma i Horsens med 20 ansatte: seks på kontoret og 14 ude på byggepladser. De har en server fra 2018 med fildrev, et ældre sagsstyringssystem og en backup til en USB-disk, som ingen har tjekket i et år.

En fornuftig plan kunne se sådan ud:

1. Fildrevet flyttes til SharePoint og Teams, så medarbejdere på pladserne kan åbne tegninger fra tabletten.
2. Brugerkonti flyttes fra lokal Active Directory til Entra ID, og pc'erne styres via Intune.
3. Sagsstyringssystemet flyttes til en virtuel server i et dansk eller europæisk datacenter, efter at leverandøren har bekræftet, at det understøttes.
4. Backup sættes op til en separat cloudlokation med flere versioner.
5. Den gamle server slukkes og slettes forsvarligt, når alt har kørt stabilt i en måned.

Resultatet er, at kontoret ikke længere har en maskine, der larmer i et skab, og at medarbejderne på byggepladserne får adgang til de samme filer som kontoret. Havde firmaet i stedet haft en stor produktionsdatabase, ville en dedikeret server i datacenter være det oplagte næste skridt frem for en VPS.

Faldgruber ved skiftet fra server til cloud

• At flytte rodet med. Flytter I et fildrev med 15 års uordnede mapper direkte til SharePoint, får I det samme rod i en ny pakke. Ryd op og beslut en mappestruktur først.
• At glemme de skjulte roller. Scan-til-mappe, en gammel printer eller en licensserver opdages ofte først, når serveren er slukket.
• At undervurdere båndbredden. Tjek jeres internetforbindelse, før alt flyttes ud af huset. En ekstra forbindelse som reserve kan være billig forsikring.
• At tro, at cloud betyder backup. Data i skyen skal stadig have en selvstændig backup.
• At springe dokumentationen over. Skriv ned, hvor hvert system nu ligger, og hvem der har administratoradgang.

Sådan træffer I beslutningen

Start med en liste over serverens roller, lav et femårsregnestykke for de to eller tre realistiske modeller, og spørg leverandøren af jeres fagsystem, hvad de understøtter. Det tager typisk få dage og sparer jer for et forkert indkøb, der binder jer i mange år.

Vil I have et uvildigt blik på jeres nuværende opsætning, kan I starte med en gennemgang af jeres IT-miljø. Den første IT-gennemgang er gratis og leveres inden for fem arbejdsdage, og den foregår fuldt ud via fjernadgang. I får en konkret anbefaling af, hvad der bør flyttes, hvad der bør blive, og i hvilken rækkefølge.