On- og offboarding af medarbejdere: IT-tjekliste

Hvorfor processen skal være fast

I en virksomhed med 10 eller 40 ansatte sker ansættelser og fratrædelser ikke hver uge. Derfor findes der sjældent en rutine, og opgaverne afhænger af, hvem der husker hvad. Resultatet ser vi igen og igen: nye medarbejdere, der sidder uden pc de første dage, og tidligere medarbejdere, der stadig kan logge på mail eller CRM flere måneder efter fratrædelsen.

Begge dele koster. Den første i tabt arbejdstid og et dårligt førstehåndsindtryk. Den anden i sikkerhedsrisiko og i værste fald et brud på persondatasikkerheden. En fast tjekliste med tydelig ansvarsfordeling løser begge problemer.

Ansvarsfordeling: HR, leder og IT

Processen fungerer kun, hvis nogen ejer hver opgave. Et enkelt skema er nok:

Det vigtigste punkt er det første: IT kan ikke gøre noget, før de får besked. Lav en fast formular eller en skabelon til en sag hos jeres service desk, så beskeden altid indeholder de samme oplysninger.

Onboarding: IT-tjekliste før første arbejdsdag

Konti og adgange

• Opret brugeren i Entra ID med korrekt navn, titel, afdeling og leder.
• Tildel licens til Microsoft 365 ud fra rollen.
• Tilføj brugeren til de grupper, der giver adgang til de rigtige Teams, SharePoint-sites og delte postkasser.
• Opret adgang til fagsystemer, fx økonomi, CRM eller lagersystem, med de rettigheder rollen kræver og ikke flere.
• Opret brugeren i virksomhedens password manager.

Udstyr

• Registrér pc'en i Windows Autopilot og Intune, så den sættes op automatisk, når medarbejderen logger ind første gang.
• Send pc og eventuel telefon direkte fra leverandøren til kontoret eller medarbejderens adresse. Med Autopilot behøver ingen at pakke den ud og installere den på forhånd.
• Tilføj arbejdstelefonen i Intune, så mail og Teams kan beskyttes.

Første dag

• Giv et midlertidigt kodeord via en sikker kanal, og lad medarbejderen selv vælge adgangssætning og sætte totrinsbekræftelse op.
• Gennemgå kort de vigtigste regler: kodeord, mistænkelige mails, hvor filer gemmes, og hvordan man får hjælp.
• Tjek sammen med medarbejderen, at mail, Teams, filer og fagsystemer virker.

Offboarding IT-tjekliste

Rækkefølgen betyder noget. Først sikres data, så lukkes adgangen, og til sidst ryddes op.

Før sidste arbejdsdag

1. Aftal med lederen, hvem der overtager mail, filer, kunder og igangværende opgaver.
2. Flyt personlige filer fra OneDrive, som virksomheden skal bruge, til et fælles SharePoint-site.
3. Find konti i eksterne tjenester, hvor medarbejderen er ejer eller administrator, fx sociale medier, domæneregistrering, annonceplatforme og leverandørportaler, og overdrag ejerskabet.
4. Notér, hvilke fælles kodeord medarbejderen har kendt, så de kan skiftes.

På sidste arbejdsdag, på det aftalte tidspunkt

1. Spær login i Entra ID og tilbagekald alle aktive sessioner, så åbne logins på telefon og browser lukkes.
2. Fjern metoder til totrinsbekræftelse og registrerede enheder.
3. Omdan postkassen til en delt postkasse, eller sæt videresendelse og et autosvar op efter aftale.
4. Luk adgangen til fagsystemer, VPN og password manager.
5. Skift kodeord til fælles konti, som medarbejderen har kendt.
6. Slet firmadata fra en privat telefon med Intune, og nulstil firmaets telefon.

Efter fratrædelsen

1. Modtag pc og udstyr retur, og nulstil det, før det gives videre. Sendes udstyret med post, så brug en sporbar forsendelse.
2. Fjern licensen, når postkasse og filer er håndteret, så I ikke betaler for en bruger, der er stoppet.
3. Slet kontoen efter den periode, der står i jeres sletterutiner.
4. Registrér i sagen, hvad der er gjort og hvornår. Det er jeres dokumentation, hvis nogen spørger senere.

Når fratrædelsen ikke er i god ro og orden

Ved en bortvisning eller en konflikt ændres rækkefølgen. Her lukkes adgangen først, gerne i samme øjeblik som samtalen finder sted, og data sikres bagefter med administratoradgang. Aftal på forhånd med IT, præcis hvornår der skal trykkes, så medarbejderen ikke når at hente eller slette filer, mens samtalen står på. Sørg også for, at der gemmes en kopi af postkasse og OneDrive, hvis sagen senere kan ende i en tvist.

Et eksempel: når en sælger stopper

En grossistvirksomhed i Vejle med 30 ansatte siger farvel til en sælger efter otte år. Sælgeren har egne kunder i CRM, en mailboks med tusindvis af ordrebekræftelser og administratoradgang til virksomhedens LinkedIn-side.

HR opretter en sag hos IT tre uger før sidste dag. IT og salgschefen aftaler, at kunderne flyttes til en kollega i CRM, at postkassen bliver delt postkasse med adgang for salgschefen i seks måneder, og at LinkedIn-adgangen overdrages i god tid. Klokken 16 på sidste dag spærres kontoen, sessionerne lukkes, og fjernsletning af firmadata sendes til telefonen. Pc'en kommer retur med PostNord ugen efter og nulstilles, før den gives videre.

Automatisering gør processen robust

Jo mere der sker automatisk, jo mindre afhænger det af hukommelsen. I et Microsoft-miljø kan I blandt andet:

• tildele licenser og adgange via grupper, så en ny medarbejder får det hele ved at blive medlem af rollegruppen
• bruge Autopilot og Intune, så pc'en installeres uden manuelt arbejde
• køre en fast rapport over konti, der ikke har været brugt i 30 dage
• bruge Entra ID-funktioner til livscyklus for medarbejdere, hvis licensen giver adgang til dem

Det kræver en ordentlig struktur i brugerkataloget fra start. Hvis jeres grupper og rettigheder er vokset tilfældigt, er første skridt at rydde op i Active Directory og Entra ID.

Kom i gang

Print tjeklisterne, tilpas dem til jeres systemer, og aftal, hvem der ejer hvert punkt. Næste gang nogen starter eller stopper, prøver I dem af og retter til bagefter. Har I en IT-partner, så bed om, at on- og offboarding håndteres som faste sagstyper med tjekliste, så intet afhænger af, hvem der tager sagen.