Hvad koster IT-support til en mindre virksomhed?

Tre måder at betale for IT-support

Når en mindre virksomhed indhenter tilbud, lander de fleste i en af tre prismodeller. De ser forskellige ud på papiret, men dækker i virkeligheden over forskellige måder at fordele risikoen på mellem jer og leverandøren.

• Timepris: I betaler for den tid, teknikeren bruger. Det er enkelt og fleksibelt, men regningen svinger fra måned til måned, og ingen har ansvar for at forebygge fejl.
• Klippekort eller timebank: I køber et antal timer på forhånd, ofte med lidt rabat. Timerne forsvinder typisk, hvis de ikke bruges inden for en periode.
• Fast månedlig aftale: I betaler et fast beløb for drift og support af et aftalt antal brugere og systemer. Leverandøren har en økonomisk interesse i, at tingene virker, fordi hver ekstra fejl koster dem tid.

Den faste model er den mest udbredte blandt virksomheder med mellem 5 og 50 ansatte, fordi den gør IT til en forudsigelig post i budgettet. Men den er ikke altid billigst, og det vender vi tilbage til.

Pris på IT-support: hvad der driver beløbet

To virksomheder med lige mange ansatte kan få vidt forskellige tilbud. Det skyldes sjældent, at den ene leverandør er grådig, men at opgaven reelt er forskellig. Dette er de faktorer, der flytter prisen mest:

1. Antal brugere og enheder. Hver bruger har typisk en pc, en telefon og en Microsoft 365-konto, der skal holdes opdateret og sikret.
2. Servere og fagsystemer. En virksomhed, der kun bruger Microsoft 365 og et regnskabsprogram i skyen, er billigere at drive end en, der har egen server, en lokal database og et ældre fagsystem.
3. Svartid og åbningstid. Svar inden for en time i hverdagene koster mindre end en vagtlinje døgnet rundt.
4. Sikkerhedsniveau. Overvågning af hændelser, styring af adgange og dokumentation til NIS2 eller kunderevisioner kræver mere arbejde end ren brugersupport.
5. Hvor ryddeligt miljøet er fra start. Et miljø uden dokumentation, med delte adgangskoder og pc'er i fem forskellige Windows-versioner, kræver en oprydning, før driften kan blive rutine.

Hvad koster det hos Apply

Vi arbejder udelukkende via sikker fjernadgang, og vores priser er offentlige. Alle beløb er ekskl. moms.

Den fulde oversigt med indhold i hver pakke finder I på vores side med priser. Nye kunder får en gratis IT-gennemgang, der er klar inden for 5 arbejdsdage, og 20 % rabat på første måned af aftalen.

Et realistisk regneeksempel

Forestil jer en rådgivningsvirksomhed i Aarhus med 14 ansatte. De har Microsoft 365, et regnskabssystem i skyen, en lille filserver og to multifunktionsprintere. I dag klares IT af en projektleder, som bruger en halv til en hel dag om ugen på at nulstille adgangskoder, flytte licenser og ringe til printerleverandøren.

Med 14 brugere er de for store til Basis. En Standard-aftale koster 8.900 kr./md., og første måned koster med rabatten 7.120 kr. Til sammenligning svarer 8.900 kr. til knap 10 timer à 895 kr. Bruger virksomheden i gennemsnit mere end cirka 10 timers ekstern hjælp om måneden, er den faste aftale billigst allerede i ren timeregning.

Den største gevinst ligger dog et andet sted: projektlederen får sine timer tilbage til fakturerbart arbejde. Regn selv på, hvad en halv dag om ugen er værd hos jer. For mange rådgivere, advokater og revisorer overstiger den interne tid alene prisen på aftalen.

Omkostninger, der ikke står i tilbuddet

Den månedlige pris er kun en del af billedet. Spørg altid ind til disse punkter, før I skriver under:

• Opstart og oprydning. Koster det ekstra at få miljøet dokumenteret og bragt i orden? Hvor mange timer regner leverandøren med?
• Licenser. Er Microsoft 365, antivirus, backup og fjernværktøjer med i prisen, eller faktureres de separat?
• Arbejde uden for åbningstid. Hvad koster en opdatering af serveren en lørdag, eller en akut sag kl. 21?
• Projekter. Flytning til nyt kontor, skift af regnskabssystem og nye medarbejdere i større antal ligger ofte uden for den faste aftale.
• Opsigelse og exit. Hvor lang er bindingsperioden, og får I dokumentation, administratorkonti og adgangskoder udleveret, hvis I skifter?

En leverandør, der svarer klart på alle fem punkter, er som regel også en, der holder, hvad den lover i driften.

Sådan sammenligner I tilbud

Tilbud fra forskellige leverandører er sjældent skrevet op på samme måde. Lav derfor et enkelt skema, hvor I for hvert tilbud noterer:

1. Hvor mange brugere, enheder og servere prisen dækker.
2. Svartid og åbningstid, og om de står i en egentlig SLA.
3. Hvilke opgaver der er inkluderet, og hvilke der faktureres per time.
4. Hvordan backup testes, og hvem der opdaterer software.
5. Timeprisen for opgaver uden for aftalen.

Sammenlign derefter den samlede årlige pris inklusive de opgaver, I realistisk forventer, i stedet for kun at kigge på den månedlige grundpris. En billig grundpris med dyre tillæg ender ofte som det dyreste valg.

Vær også opmærksom på, hvordan hjælpen leveres. Hos os foregår al support via fjernadgang, og skal noget fysisk skiftes, guider teknikeren jeres egen kontaktperson eller en lokal leverandør igennem det. For de fleste kontorvirksomheder betyder det hurtigere hjælp, fordi ingen skal køre ud.

Hvornår timepris stadig er det rigtige valg

En fast aftale er ikke det rigtige for alle. Timepris giver mening, hvis:

• I er under fem ansatte og næsten udelukkende bruger standardprogrammer i skyen.
• I har en intern IT-medarbejder og kun har brug for hjælp til afgrænsede projekter.
• I har brug for en enkelt opgave løst, fx en flytning af mail eller en gennemgang af sikkerheden, før I beslutter jer for mere.

Mange starter med timepris, måler behovet i et par måneder og skifter til en fast aftale, når de kan se, hvor tiden går.

Næste skridt

Er I i tvivl om, hvad jeres behov reelt koster, så start med at få overblikket. Læs, hvad der indgår i en fast IT-aftale, eller se hvordan vores IT-support og helpdesk håndterer den daglige brugerhjælp. Skriv til os med antal brugere og de systemer, I bruger, så får I et konkret prisoverslag.